Eksploracja Podkarpacie

Zaloguj się lub zarejestruj.

Zaloguj się podając nazwę użytkownika, hasło i długość sesji
Szukanie zaawansowane  

Aktualności:

SMF - Just Installed!

Autor Wątek: Rozliczanie km z przebytej trasy (delegacja - załatwienie spraw stowarzyszenia)  (Przeczytany 1323 razy)

Sajfer

  • St. Szeregowy
  • Offline Offline
  • Płeć: Mężczyzna
  • Wiadomości: 32


Jakie są podstawy prawne do rozliczeń podróży służbowej?


Każda organizacja może w inny sposób ustalić zasady zwrotu kosztów podróży służbowej swoim pracownikom. Ogólnie większość stowarzyszeń i fundacji stosuje regulacje przygotowane dla sfery państwowej lub samorządowej, czyli stosuje się do zapisów:
·         Rozporządzenia MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
·         oraz Rozporządzenia MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
 
Najczęściej wynika to z faktu, że na rozporządzenia te powołują się grantodawcy, którzy dopuszczają możliwość finansowania tego typu kosztów w ramach finansowanych przez nich projektów.
Jeśli stowarzyszenie lub fundacja zdecyduje się na ustalanie swoich zasad zwrotu kosztów podróży (czyli innych niż w rozporządzeniu), powinny być one określone w polityce rachunkowości, regulaminie wynagrodzenia, umowie o pracę lub innym dokumencie wewnętrznym organizacji. W zasadach tych należy pamiętać, że:
·         diety nie mogą być ustalone poniżej kwoty określonej dla sfery budżetowej (czyli wynikającej z wymienionych rozporządzeń),
·         jeżeli kwota zwrotu kosztów podróży wynikająca z zasad ustalonych przez pracodawcę będzie wyższa niż gdyby wynikałaby z zasad określonych dla sfery budżetowej (np. wyższa dieta lub stawka za km), to nadwyżka będzie objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych i składkami na ubezpieczenie społeczne.
 
W sytuacji, gdy organizacja nie ustali odrębnych zasad automatycznie, jest zobowiązana do przestrzegania zasad określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.


Najczęściej organizacje decydują się na stosowanie rozporządzeń nie tylko dlatego, że oszczędza im to konieczności tworzenia nowego dokumentu, ale również ze względu na fakt, że najczęściej jest to akt prawny honorowany przez sponsorów.


--------------------------------------
Aby było możliwość rozliczenia tak zwanej delegacji, napiszę co musi być i jak zrobione aby nie było niedomówień:


1. Stowarzyszenie powinno wybrać jedno z zasad rozliczania według rozporządzenia MPiPS lub swoje własne zasady rozliczenia, ja wolę rozporządzenie MPiPS, co pozwoli łatwiej i szybciej nauczyć mi się jak to wszystko działa i jak się to rozlicza (z pomocą mojej mamy)


2. Osoba ubiegająca się o zwrot kosztów delegacji może ubiegać się o zwrot,  jeśli mieści się to w jego obowiązkach służbowych ( zakresie obowiązków ?, nie wszyscy oprócz mnie go mają lub nie przedstawili :diabelek: ) – podróż jest związana z wykonywanymi obowiązkami ( o delegacji decyduje dyrektor lub zarząd organizacji), w przeciwnym wypadku jeśli nie posiada tego w zakresie obowiązków pracodawca (dyrektor lub zarząd organizacji) musi wyrazili zgodę na taki wyjazd.


3.Koszty podróży należy rozliczyć w ciągu 14 dni od jej zakończenia.


4.Pracownik (osoba wydelegowana) powinien wiedzieć, że to on ma obowiązek zbierania wszystkich biletów i rachunków dotyczących podróży oraz dokładnych informacji o godzinach odjazdów z jednego miasta i dojazdu do innego. To pracownik (osoba wydelegowana) powinien wypełnić stosowny druk rozliczenia podróży służbowej (zdjęcie 1 oraz zdjęcie 2).


5. Rozliczenie biletu/samochodu prywatnego
5.1 Rozliczenie biletu
Podstawą rozliczenia jest dokument (zdjęcie 1 oraz zdjęcie 2 ) Załącznikiem do niego są dowody potwierdzające wysokość poszczególnych kosztów podróży służbowej, np. bilety, faktury. Mogą być one wystawione zarówno na organizację, jak i na osobę, która podróż odbywała. Środek lokomocji określany jest przez pracodawcę. Do dokumentów potwierdzających podróż służbową zalicza się zazwyczaj:
·         bilety (PKP, PKS, lotnicze i inne);
·         faktury za nocleg;
·         opłaty konferencyjne.
 
Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu – nie ma więc konieczności przedstawiania jako dowodu poniesionego wydatku biletu, ale należy wiarygodnie udokumentować jego cenę, np. w oświadczeniu napisać o cenie biletu PKP podanej na stronie internetowej.
 
Bilety za przejazdy
Podstawą rozliczenia kosztów biletów nie są opłacone faktury (nie ma konieczności przedstawiania faktur za bilety PKP, PKS, lotnicze czy inne), ale bilety dokumentujące, że podróż rzeczywiście się odbyła.
Przy podróży PKP i PKS, zgodnie z rozporządzeniami, pracownik ma prawo do zwrotu kosztów podróży II klasą. W przypadku, gdy pracownik jechał I klasą, a pracodawca nie wyraził na to pisemnej zgody, pracownik przedstawia bilet, a pracodawca pokrywa koszt do wysokości jaka obowiązuje w II klasie. Różnicę pokrywa pracownik. W przypadku biletów lotniczych są to tzw. boarding pass/card (czyli karta pokładowa wręczana każdemu pasażerowi podczas odprawy).
 
Rozporządzenia regulujące rozliczanie podróży służbowych nie określają limitów kwot przeznaczonych na transport.


-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Podsumują jeśli jest to bilet w większości przypadkach zwykły  PKP, PKS (II klasa) nie trzeba go załączać w celu sprawdzenia urząd skarbowy sam sprawdzi cenę biletu na stronie PKS czy PKP tak samo jak osoba sprawdzająca i akceptyjąca delegację, choć jeśli by były to usprawni to sprawę i czas sprawdzania.
Na zdjęciu 1  w miejscu środki transportu wpisuje PKS lub PKP oraz na drugiej stronie (zdjęcie 2 ) pisze  skąd jechał oraz miejsce docelowe - cenę biletu


---------------------------------------------------------------------------------------------------------
5.2 Samochód prywatny


W przypadku gdy podróż odbyła się samochodem prywatnym, możliwe są różne sposoby zwrotu kosztów. Ważne, by końcowe koszty przejazdu samochodu nie przekraczały maksymalnych kwot zwrotu określonych w rozporządzeniach.
 
Rozliczenie może odbyć się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu lub na podstawie faktur za benzynę (o ile zarząd organizacji uchwalił uchwałę o takim sposobie zwracania kosztów).
 
Jeśli rozliczamy się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu ( Ewidencja przebiegu pojazdu )
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:
·         nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
·         numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
·         kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu;
·         opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
·         stawkę za jeden kilometr przebiegu;
·         kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu;
·         podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.


Jeśli rozliczamy się na podstawie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka)
Wówczas zwrot kosztów odbywa się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona stawka.
 
Maksymalne stawki za użytkowanie do celów podróży służbowej (od 14.11.2007):
·         samochód o poj. do 900 cm3 – 0,5214 zł/km;
·         samochód o poj. pow. 900 cm3 – 0,8358 zł/km;
·         motocykl – 0,2302 zł/km;
·         motorower – 0,1382 zł/km.
 
Liczbę przejechanych kilometrów zatrudniony podaje pracodawcy na podstawie odczytów licznika. Jeśli jest to trudno zrobić, można skorzystać ze stron internetowych wyznaczających trasy i obliczających liczbę kilometrów między miejscowościami.


---------------------------------------------------------------------


Podsumuję stowarzyszenie jest zobowiązane na zakup książki Ewidencja przebiegu pojazdu (zdjęcie 3 - nie jest droga cena na alezlo od 1,80 - 2,60+koszty przesyłki lub wydrukować zdjęcie 4) dla każdego samochodu (mimo to że ktoś pojedzie tylko raz),
najlepiej przyjąć stawkę rozliczeniową za kilometr ale jest możliwość uchwalenia uchwały aby rozliczać przejazd samochodem prywatnym na podstawie faktury VAT
przez walne zebranie członków stowarzyszenia


na przykład :


kilometrówka  - 200 km  (zdjęcie 2 osoba sprawdzająca merytorycznie oraz księgowego sprawdzają dystans i akceptują) x 0,8358 (przelicznik w zależności od pojemności i pojazdu ) = 167,16 zł


faktura za paliwo = 200zł ale suma kilometrów wypisanych na zdjęciu 2 = 200 km  (zdjęcie 2 osoba sprawdzająca merytorycznie oraz księgowego sprawdzają dystans i akceptują)  x 0,8358 (przelicznik w zależności od pojemności i pojazdu ) = 167,16 zł więc osobie wydelegowanej jest zwracane 167,16 zł mimo to że zapłacił 200 zł


a normalnie : 200km samochód pali 8l/100km


8lx2=16l paliwa x 3,70 (cena paliwa) = 59,20 zł


dlatego jest różnica 167,16 (kilometrówka) - 59,20 zł (normalnie) = 107,96 zł dlatego że w przeliczniku wlicza się po pierwsze paliwo po drugie (zużycie akumulatora, klocków hamulcowych (części), rożnych rodzajów płynów,opony itd


-----------------------------------------------------------------------------------------


6. Pojazd lub urządzenia należący do stowarzyszenia (środki trwałe)
Wystarczy faktura VAT oraz rozliczenie jeśli to pojazd jak wyżej jeśli urządzenie np kosiarka czas pracy, spalanie itd


7. Noclegów jak na razie nie przewiduje


8. Zwrot diety nikt nie załatwia spraw więcej niż 8 godz lub 12 godz więc nas nie dotyczy (wyjazd dłuższy niż 8 godz zwrot 15 zł po wyżej 12 godz 30 zł )




-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Moje zdanie podsumowujące


Aby stowarzyszenie rozliczało się zgodnie z zasadami o których mówi rozporządzenia MPiPS, zwrot kosztów w większości przypadków PKS,PKP jest prosta i jedyna, co do rozliczania pojazdów służbowych ja bym rozliczał kilometrówkę (jak na razie w przyszłości można stowarzyszyć uchwałę i głosować na walnym zebraniu ale i tak podstawą są wartości w ewidencja przebiegu pojazdu dla danego pojazdu),co do ewidencja przebiegu pojazdu to lepiej drukować samemu zawsze tańsze koszty


Czy jedzie jedna osoba czy cały stan samochodu wystawiana jest jedna delegacja, w przypadku biletów (PKS,PKP) dla każdej osoby z osobna, no i oczywiście jeśli ktoś ma bliżej i jego delegacja kosztowała by na miejsce docelowe np 30 zł a nie 120 zł  to lepiej poprosić taką osobę (jeśli zarząd i osoba mieszkająca bliżej - członek zarządu lub członek stowarzyszenia wyrazi na to zgodę ) o załatwienie tej sprawy co by nie uszczuplać zbytnio budżetu - kwestia ustalenia



Zapisane
ikki